MENGAPA MESYUARAT GAGAL?

Perhatikan objektif anda. Nilai semula berdasarkan senarai berikut:
Adakah mesyuarat tersebut diperlukan untuk mencapainya?
Adakah objektif mesyuarat jelas?
Adakah anda jelas apakah masalah yang hendak diselesaikan?
Adakah masalah itu berupa cabaran atau halangan?
Adakah anda melakukan sesuatu untuk mengekalkan focus ahli mesyuarat (agenda, carta, papan putih dsb)?
Adakah ia merupakan masa terbaik melakukan mesyuarat?

Jangan pula anda terjerat dalam mana-mana senarai di bawah…

Mesyuarat tidak diperlukan.

Mungkin sesuatu tugas itu dapat dilakukan dengan mudah, biasa dan tidak menyusahkan. Mungkin ia hanya seperti amalan rutin dan tidak memerlukan perbincangan atau anda hanya perlu bertukar maklumat dengan surat, sms, email ataupun telefon. Mungkin anda hanya perlu meibatkan 2 orang sahaja atau sesuatu masalah hanya perlu dirujuk pada seseorang pakar. Atau mungkin anda tidak perlu melakukan apa-apa. Paling penting, anda yang menilainya dan nilailah secara bijak!

Mesyuarat diadakan kerana tujuan yang salah.

Adakalanya pemimpin mengadakan mesyuarat sekadar untuk meluluskan sesuatu tindakan (rubber stamp). Ada juga yang sekadar untuk mengisi masa lapang (mungkin kerana tiada kerja lain untuk dilakukan), ataupun kerana tebiat suka bermesyuarat. Contoh-contoh demikian adalah mesyuarat yang tidak bertujuan sekaligus tidak akan mencapai mesyuarat yang efektif.

Objektif mesyuarat tidak jelas.

Tiada siapa di kalangan anggota mesyuarat bertanya mengapa mesyuarat diadakan. Tiada yang mengetahui mengapa mesyuarat diadakan, mereka tidak menerima atau terbaca apa-apa notis mengapa mesyuarat diadakan. Agenda mesyuarat kabur, tidak membantu malah tidak wujud!

Tiada agenda.

Lebih ‘menakutkan apabila mesyuarat diadakan tanpa sebarang agenda. Pengerusi hanya berbual kosong berbincang itu dan ini. Diselangi pula dengan gelak ketawa tanpa arah tujuan. Mesyuarat menjadi tempat berbual kosong.

Kehadiran orang yang tidak sepatutnya.

Mereka yang hadir tidak mempunyai kuasa atau autoriti untuk membuat keputusan yang diperlukan. Ataupun orang yang sepatutnya tidak hadir, pengganti dihantar pada saat akhir dan dia tidak tahu menahu apa-apa serta gagal memikul tanggungjawab di dalam melaksanakan keputusan mesyuarat.

Kawalan yang lemah.

Prosedur mesyuarat tidak jelas, pengurusan masa yang berjela-jela, perbincangan melompat-lompat, bercampur-baur dari satu perkara ke perkara yang lain, timbul agenda tersembunyi, apabila timbul konflik, ia tidak diurus dengan bijaksana. Biasanya masalah ini berpunca dari kelemahan pengerusi. Pengerusi yang diktator juga hanya akan bersifat menekan dan merosakkan mesyuarat.

Suasana tidak kondusif.

Kelengkapan yang serba kekurangan, terdapat gangguan luar seperti bising yang melampau akhirnya mengakibatkan kemusnahan konsentrasi.

Kesilapan masa mesyuarat.

Iaitu kesilapan masa mungkin pada hari, minggu, bulan atau tahun. Mesyuarat lewat dan gagal dilaksanakan tepat pada waktu yang dirancang, ahli mesyuarat hadir lewat dan keluar awal.

Tempat yang tidak selesa.

Tempat atau venue mesyuarat tidak sesuai dan tidak selesa. Tempat kotor, bau busuk dan tidak selesa. Akibatnya, ahli mesyuarat hilang focus dan tidak memikirkan perkara lain kecuali memikirkan bila mesyuarat akan tamat.


Kesimpulan

Mesyuarat tidak akan berjaya seperti silap mata. Anda mesti ada kemahuan untuk mengubah dan bersedia untuk melakukan sesuatu untuk mencapainya. Anda perlu meyakinkan orang lain bahawa mereka juga mesti melakukan demikian.

SUMBER: AMIN IDRIS