Pengurusan Masa

Kita selalu terdengar tentang kesuntukan masa untuk menyelesaikan sesuatu tanggungjawab yang diamanahkan oleh jabatan kepada kita walaupun yang cukup telah diberikan untuk berbuat demikian. Kita juga selalu terdengar tentang mesyuarat atau perbincangan yang berlangsung berjela-jela dan akhirnya tidak ada kata sepakat atau keputusan diperolehi dari msyuarat atau perbincangan tadi. Banyak kali kita merasakan dan terbukti benar bahawa kita datang bertugas tetapi tidak banyak kerja dan perkara yang telah kita selesaikan, kata orang unproductive. Seandainya kita menghadapi senario seperti yang digambarkan di atas, ini bermakna kita sedang menghadapi masalah bagaimana untuk mengurus masa di tempat kerja kita.

Untuk mengatasi perkara ini beberapa cadangan telah dikemukakan oleh pakar dalam managemen di mana usaha untuk mengoptimumkan penggunaan masa di pejabat merupakan perkara wajib dan tanggungjawab bersama dari peringkat pengurusan tertinggi hinggalah kepada pekerja bawahan.

Antara perkara yang harus diberikan perhatian ialah :

• Kurangkan pembaziran

• Lebih bersedia ketika menghadiri mesyuarat atau perbincangan

• Jangan menerima tugas yang berlebihan.

• Selalu memberi perhatian penuh kepada tugas atau projek yang dilakukan.

• Pelan tugas harian secara efisien.

• Pelan tugas mingguan atau bulanan secara lebih efisien.

• Dan banyak lagi …


Oleh kerana Pengurusan Masa merupakan suatu proses maka ianya harus dimelalui peringkat tertentu seperti perancangan yang teliti, pengawasan dan tinjauan secara berterusan.

Sebagai asas kepada pengurusan masa yang cekap dan berkesan disini digariskan beberapa jawapan kepada persoalan asas Pengurusan Masa.


Membuang Masa - masa kita selalu terbuang dan berlalu begitu sahaja dengan tindakan silap kita sendiri seperti menelefon yang berjela-jela, kawan yang singgah ketika kita sedang bertugas dan bersembang dengan perkara yang tiada kaitan dengan tugas. Untuk mengurus masa secara berkesan kita perlu mengukur kerja yang kita buat dengan masa yang diperlukan seperti mana yang kita rancangkan sebelum ini.


Membuat kerja orang lain – kita seharusnya menyiapkan kerja kita sendiri tanpa bantuan orang lain. Lebih baik kita memberi latihan kepada pekerja lain, daripada kita gunakan masa kita untuk menyelesaikan tugasnya. Dan buat pengawasan selepas memberi latihan kerana ini akan menjimatkan masa berbanding dengan kita yang melakukan kerja dia ! Sekiranya kita terpaksa membuat kerja orang lain, cara yang lebih baik ialah kita perlu menyemak masa yang kita perlukan untuk menyelesaikan kerja kita terlebih dahulu dan sebayak mana pula masa yang kita akan gunakan untuk membuat kerja orang lain itu.


Perjanjian atau Pertemuan – Mulakan kaedah pengawalan masa dengan lebih sitematik. Gunakan buku untuk catatkan semua perjanjian/pertemuan dan sebagainya.


Penskedulan – sekiranya kita bercadang untuk mengadakan sebarang projek jangka pendek atau jangka panjang, masa untuk setiap aktiviti seharusnya diskedulkan dengan teliti demi untuk mencapai sasaran projek tanpa membazir masa.


Pengawalan staf – ia berkait rapat dengan penskedualan masa di atas. Kerana setiap penskedulan ia berkait rapat dengan masa yang perlu di ambil atau digunakan dalam menyelesaikan sesuatu tugas. Dan pengawalan ini juga tugas berterusan dan harus ditinjau dari semasa ke semasa.

SUMBER: http://www.lib.usm.my/

ARTIKEL YANG LAIN:

No matter how you approach time management, there will always be some limitations. Whoever you are, there are only twenty four given hours in a day. You need to sleep, eat, bathe and perform any number of other activities. There will always be more things that you would like to do than there is time to do them. When you look at these limitations, it becomes apparent that proper prioritization is essential to effective time management.

If you don't prioritize tasks, you would simply change from one task to another without rhyme or reason. This would not only be totally inefficient, it could also result in essential tasks being left incomplete. Most time management experts will argue strongly that one must learn to differentiate between the important and the optional and discover how to judge the relative importance of each task to help in their scheduling.

There are three factors you should keep in mind when prioritizing your list of items on your "To Do" list.

First, you must set aside an appropriate amount of time to attend life issues that are not work related. Time to be spent with your family, for instance would fall into this category. When prioritizing, you must remember to place sufficient value on some of the things that give life a greater meaning. This may, for example, include worship or meditation as a critical element. These real priorities are often inadvertently overlooked by those who are focussed solely with maintaining their business or professional lives--often with a great negative consequences.

Second, you must learn how to differentiate the essential from the important. Every day, you must handle critical tasks (in terms of your work). These projects may be the difference between success and failure or a significant decline. Meeting tough deadlines, working to grow your business, customer service and other tasks may fall into this category.

Third, you must be able to push the urgent items towards the top. Urgent items are those with an immediate or soon-to-arrive deadline. These tasks will not always measure up in importance to some of the critical jobs, but their urgency gives them a higher level of priority. Missed deadlines can have a remarkably deleterious impact on a business even when the matter in question is relatively small.

As you approach your priorities list, keep the above three observations in mind. Remember that setting aside some time for pursuits other than business is important. Understanding the difference between a critical situation and a somewhat important one can also help. Finally, recognizing your need to push through time-sensitive projects as quickly as possibly can reduce panic situations.

Your decision as to which "To-Do’s" should come first will probably be the most important part of managing your time. These decisions can be difficult and frustrating but are the key to time management success.

SUMBER:http://www.tips-for-boomers.com