Ini contoh kertas cadangan kajian tindakan yang boleh dijadikan panduan. Terima kasih kepada penulis berkenaan. Ia cukup membantu.

Kertas Cadangan Kajian Tindakan

AMALAN 5 S KAIZEN

Salam Kembali


APA ITU 5S?

SEIRI SISIH

Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya

SEITON SUSUN

Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan

SEISO SAPU

Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas

SEIKETSU SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa

SHITSUKE SENTIASA AMAL

Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya

01 SEIRI SISIH
Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya

BAGAIMANA MELAKSANAKAN SISIH DI TEMPAT KERJA?

1. Bahan tidak diperlukan

• Bahan tidak diperlukan dan senang dibuang
• Bahan ada nilai untuk dijual
• Bahan tiada nilai tapi kos tinggi untuk dihapuskan

Caranya:
• Buang serta merta
• Cari jalan untuk mengurangkan kos dan jalan selamat untuk dihapuskan


2. Bahan diperlukan

• Bahan tidak digunakan tapi mesti di simpan
• Bahan kadangkala digunakan
• Bahan digunakan selalu

Caranya:
• Letakkan berdekatan tempat penggunaannya
• Letakkan jauh sedikit
• Mesti disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas

LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI

Gunakan Kad Notis Pembuangan
􀁹 Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang kelihatan tidak diperlukan
􀁹 Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan (Disposal Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan menerangkan:
1- apa barang tersebut
2- mengapa barang tersebut berada di situ
3- barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana, dan
4- bila barang tersebut harus dihapuskan
􀁹 Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau 2 bulan
selepas penampalan notis itu), kad tersebut diteliti semula untuk melihat samada sesiapa yang mempunyai keperluan untuk menyimpan barangan tersebut.

Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan secara meluas di sesuatu jabatan itu dan melibatkan semua kakitangan di setiap peringkat

2S. Seiton Susun

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan
􀁹 Tempat untuk semua
􀁹 Semua di tempatnya

BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT
KERJA ANDA?

Susun ~ bahan selalu diperlukan iaitu:-

• Bahan digunakan selalu
• Bahan kadangkala digunakan
• Bahan tidak digunakan tapi mesti di simpan

Cara:

• Mesti disimpan di dalam setor dengan pengenalan yang jelas
• Boleh ditempatkan jauh sedikit

3S SEISO SAPU

Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di lantai, meja,
mesin dan perkakas

4S SEIKETSU SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi
di setiap masa

5S SHITSUKE SENTIASA AMAL

Melatih para pekerja mematuhi peraturanperaturan
penjagaan kebersihan yang baik
dengan sendirinya

BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S

Penglibatan Semua Kakitangan

􀁹 Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan di dalam program 5S

􀁹 Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu

1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi
2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi
3. tempat kerja yang bersih mengurangkan kos
4. tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya
5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT
6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi
􀁹 Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Mutu (QC) di bahagian-bahagian.


Penglibatan Pengurusan Atasan

􀁹 Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja
􀁹 Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.
􀁹 Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh kakitangan

Kepimpinan Ketua Pegawai Esksekutif

􀁹 Ketua Pegawai Eksekutif sendiri haruslah menaruh minat yang banyak dan mempunyai komitmen dalam program tersebut
􀁹 Beliau tidak seharusnya memberi tugas pemimpin kepada orang lain.
􀁹 Beliau juga harus menunjukkan sifat kepimpinannya di dalam Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee) 5S

Sokongan Semua Pihak
􀁹 Keraguan seperti “mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?’, “Mengapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian tertentu?” harus dilenyapkan.
􀁹 Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan.
􀁹 Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S.

BAGAIMANA MEMPERTAHANKANPELAKSANAAN AMALAN 5S

Amalan Seranta Dan Publisiti

􀁹 Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut.
􀁹 Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan “Bagaimana untuk melaksanakan 5S” harus dicetak dan disebarkan oleh semua pihak.
􀁹 Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat kajian semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi keadaan semasa.
􀁹 Latihan asas (in-house training) dan pengalaman dari jabatan-jabatan yang telah mengamalkan 5S dapat mencapai kemahiran yang diperlukan dan juga kefahaman terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S.
􀁹 Mengambil bahagian di dalam “Peraduan 5S dapat memberi bahagian-bahagian berkenaan dorongan yang lebih tinggi demi meningkatkan lagi tahap pembaikan

Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan

􀁹 Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu.
􀁹 Keputusan kajian tersebut harus ditampalkan dan anugerah-anugerah diberikan kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

Penilaian oleh Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perlu:

􀁹 Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati Bahagian-bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan pelaksanaan 5S di setiap unit tempat kerja.
􀁹 Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh diperbaiki.
􀁹 Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut.
􀁹 Memberi penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih baik

Pelaksanaan Lain-lain Program Peningkatan Kualiti(Kaizen)

􀁹 5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan prinsip dan kemahiran Kaizen tertentu yang dapat dicapai melalui program latihan yang dianjurkan dengan baik.
􀁹 Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan masalah yang munasabah. Dalam ertika yang sedemikian, ia adalah tema yang baik untuk aktiviti-aktiviti Kumpulan Kawalan Mutu (QCC).
􀁹 Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh itu ia mempunyai pertalian dengan Skim Saranan (Suggestion Scheme).
􀁹 Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan menghasilkan berbagai kesudahan yang ketara. Ia juga adalah langkah yang perlu diambil sebelum agensi melaksanakan teknologi pengurusan yang lebih maju seperti TQC, JIT dan TPM. Ini adalah kerana 5S akan membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah pertubuhan oleh orang yang berdisiplin melalui Shitsuke

Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan

􀁹 Pelaksanaan 5S boleh dijadikan asas Ketua-ketua Jabatan memberi penilaian prestasi tahunan kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan semua kakitangan dan mendorong ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti maka perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas penilaian prestasi akan mendorong kakitangan melaksanakan bersungguh-sungguh program pengamalan kebersihan ini

HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S

Pengurangan Kos

􀁹 Mengurangkan inventori
􀁹 Menghalang salah letak peralatan dan perkakas
􀁹 Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

Kecekapan

􀁹 Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat
􀁹 Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah
􀁹 Mempermudahkan kawalan

Penyelenggaraan

􀁹 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada
􀁹 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan
􀁹 Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

Kualiti

􀁹 Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

Keselamatan

􀁹 Menghapuskan keadaan yang merbahaya
􀁹 Memperbaiki keadaan tempat kerja
􀁹 Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan
􀁹 Mengurangkan kesilapan dan kecuaian
􀁹 Mematuhi peraturan-peraturan

Motivasi

􀁹 Perhubungan yang baik antara kakitangan
􀁹 Membentuk disiplin yang baik
􀁹 Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan


SUMBER: UKM