BERIKAN CADANGAN BAGAIMANA PENGETUA ATAU GURU BESAR SESEBUAH SEKOLAH MENENGAH ATAU RENDAH DAPAT MENAMBAHKAN SUMBER KEWANGAN SEKOLAH SELAIN PEMBERIAN PERUNTUKAN DARI KERAJAAN.

 oleh:  Mek Beris aka Pn juariah Hj yunus

1.  Pengenalan

Aspek kewangan merupakan satu tugas penting yang perlu dikendalikan dengan sistematik dan berkesan. Pengetua atau Guru Besar akan bertanggungjawab sepenuhnya untuk menentukan aspek kewangan sekolah dijalankan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh kerajaan. Beliau juga bertanggungjawab untuk memastikan bahawa tiada sebarang penyelewangan berlaku di dalam pentadbiran kewangan  sekolahnya. Oleh itu, pengetua atau Guru Besar  adalah bertanggungjawab  untuk menentukan  pentadbiran kewangan sekolah dijalankan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Buku Panduan Kewangan Sekolah, Arahan Perbendaharaan dan surat-surat pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran dan Jabatan Pelajaran Negeri dari masa ke semasa. Pengetua atau Guru Besar dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan ini  bagi menentukan kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Oleh yang demikian , pengetahuan dalam ilmu simpan kira adalah perlu untuk membolehkan pengetua membuat perancangan kewangan di samping menyelia kerja-kerja perkeranian dengan berkesan.

Setiap tahun Kementerian Pelajaran telah membelanjakan berjuta ringgit untuk pendidikan rendah dan menengah. Dalam Rancangan Malaysia Keenam peruntukan untuk pembangunan sekolah menengah ialah RM2,050.7 juta dan sekolah rendah ialah RM 1.184.7 juta, manakala dalam Rancangan Malaysia Ketujuh pula peruntukan untuk pembangunan sekolah menengah ialah sebanyak RM 2,447.9  juta dan sekolah rendah ialah RM 1,396 juta ( Kerajaan Malaysia 1996). Dalam  Rancangan Malaysia Ke 8 (1996-2005) yang dibentangkan oleh Perdana Menteri di parlimen pula, kerajaan memperuntukkan sejumlah RM 2,750.00 juta bagi perbelanjaan pembangunan pendidikan rendah dan sebanyak RM 4862.2 juta bagi pendidikan menengah.

Timbul persoalan di sini apakah peruntukan kerajaan itu mencukupi untuk menampung perbelanjaan di sekolah?  Sering kali kita dengar rungutan dari pengetua atau Guru Besar tentang masalah kewangan yang tidak mencukupi terutama pemberian Bantuan Per Kapita (LPBT/LPK).  Pemberian  ini adalah untuk membayar  bil-bil elektrik, air, telefon, pengangkutan pelajar, percetakan, membeli bahan dan bekalan sekolah dan membeli alatan untuk mengajar. Ini disebabkan harga barang dan perkhidmatan telah naik pada tiap tahun, sedangkan peruntukan dan pemberian kerajaan adalah nilainya tetap setiap tahun. Hal ini ada dinyatakan dalam  satu kajian kes yang dilakukan oleh Shahril (1993) di dua buah sekolah menengah jenis kebangsaan di Negeri Sembilan. Begitu juga dengan bantuan perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling, Perpustakaan dan Pusat Sumber Sekolah. ( Shahril, 1999). Jadi dalam keadaan seperti ini Pengetua atau Guru Besar harus bijak mencari sumber kewangan yang lain selain dari peruntukan yang diberi oleh kerajaan.

Satu perkara lagi yang harus diperkatakan di sini ialah keupayaan sesebuah sekolah untuk menjayakan pelbagai program dan aktiviti. Ia juga banyak bergantung kepada kebolehan pemimpin sekolah mencari dan menguruskan sumber kewangannya sendiri terutama sekali Pengetua atau  Guru Besar sekolah. , Oleh kerana itu Pengetua atau Guru Besar perlulah menggunakan pelbagai jalan dan alternatif bagi mencari sumber kewangan untuk menggerakkan pelbagai program dan aktiviti sekolah.

2.  Cadangan-Cadangan Bagi Menambah Sumber Kewangan Sekolah.

Soal berkenaan pengurusan kewangan sekolah yang cekap dan mematuhi kehendak-kehendak  pengurusan kewangan  bukanlah suatu perkara baru. Namun demikian melalui beberapa pemerhatian dan tinjauan secara rawak masih terdapat beberapa kelemahan atau kekangan-kekangan yang berlaku di sesetengah sekolah dalam soal pengurusan sumber bagi mencapai matlamat pengurusan kewangan. Walau pun kerajaan telah membelanjakan berjuta-juta ringgit dalam bidang pendidikan melebihi bidang pembangunan yang lain namun perbelanjaan yang diagihkan ke sekolah-sekolah masih belum mencukupi bagi membiayai  perbelanjaan yang semakin meningkat disebabkan harga di pasaran semakin naik.  Sehubungan dengan itu Pengetua atau Guru Besar  yang kreatif haruslah memikirkan beberapa alternatif untuk menambah sumber kewangan bagi menampung kekurangan tersebut. Antara cadangan alternatif tersebut ialah:

1. Yuran sekolah ( abaikan yang ini kerana yuran persekolahan diberi percuma oleh kerajaan )

Kutipan yuran  sekolah adalah bukan perkara baru bagi menambah  sumber kewangan. Yuran sekolah terdiri daripada yuran khas pelajar dan kutipan-kutipan yang lain.  Kutipan wang bagi sukan, perpustakaan dan seni/lukisan termasuk dalam yuran khas yang telah ditetapkan. Walaupun yuran khas dibenarkan untuk dipungut, namun Pengetua atau Guru Besar hanya dihadkan kepada RM 9.00 sahaja untuk seorang pelajar. Katakan bilangan pelajar di sekolah tersebut 1500 orang , maka pengetua akan dapat kutipan sebanyak RM 13,500.00 sahaja. Selain daripada  itu pengetua atau guru besar boleh membuat tambahan kutipan seperti MSSM/MSSD/MSSK, kertas ujian, ko kurikulum, majalah sekolah dan takaful . Perlu diingat juga , untuk  kutipan-kutipan lain tersebut , pengetua dan guru besar perlu mengambil kata putus dari PIBG supaya tidak timbul isu atau masalah dalam kutipan yuran sekolah nanti. Setelah diputuskan dalam mesyuarat PIBG maka pengetua atau guru besar hendaklah membuat permohonan  dari Jabatan Pelajaran Negeri pada selewat-lewatnya 1.9.2004 bagi kutipan tahun 2005.  Setelah diluluskan , pengetua atau guru besar hendaklah menurunkan surat kuasa kepada guru-guru yang ditugaskan untuk mengutip yuran tersebut.

Pengetua atau guru besar hendaklah bijak dalam menyelesaikan masalah kutipan yuran sekolah  supaya tidak timbul nanti pelajar yang tidak membayar yuran sekolah sampai akhir tahun persekolahan. Bagi mendapat pembayaran yang penuh daripada pelajar apa salahnya kalau  pengetua atau guru besar menentukan tarikh akhir kutipan. Sebagai contoh, meminta guru-guru memastikan pelajar-pelajar mereka menjelaskan yuran sekolah selewat-lewatnya bulan Mac.

Pengetua atau Guru Besar boleh juga mengambil alternatif dengan  meminta guru–guru yang bertanggungjawab biasanya guru tingkatan supaya membuat kutipan secara ansur bagi pelajar-pelajar yang tidak mampu membayarnya sekali gus. Sekiranya terdapat pelajar-pelajar yang benar-benar miskin yang tidak mampu membayar yuran tersebut, maka pengetua atau guru besar harus bijak menanganinya contohnya memohon sumbangan PIBG bagi menampung bayaran tersebut. Langkah-langkah  yang dinyatakan harus dibuat di samping langkah-langkah yang lain yang bersesuaian bagi memastikan kutipan yuran sekolah dibayar sepenuhnya oleh para pelajar. Ini kerana kutipan yuran sekolah ini banyak membantu dalam  menampung perbelanjaan sekolah di samping wang yang diperuntukan oleh kerajaan.

2.   Derma Daripada Orang Perseorangan Atau Syarikat Swasta.

Kebijaksanaan Pengetua atau Guru Besar menjalin hubungan dengan ibu bapa, komuniti setempat dan syarikat swasta akan juga membuka jalan untuk mendapatkan sumber kewangan samada dalam bentuk wang tunai , harta benda atau sumbangan tenaga.  Pengetua atau guru besar harus bijak mengenali status pekerjaan dan kekuatan yang ada pada ibu bapa atau  penjaga pelajar supaya dapat memohon derma daripada mereka. Mungkin ibu bapa pelajar seorang ahli perniagaan yang berjaya, ia boleh menderma dalam bentuk wang atau harta benda atau seorang motivator terkenal yang boleh memberi sumbangan tenaga dalam program motivasi. Ia dapat menjimatkan perbelanjaan dari segi upah motivator. Dengan  ini peruntukan wang tersebut boleh disalurkan  kepada peruntukan yang lain. 

Pengetua atau Guru Besar harus turun padang bertemu dengan pihak syarikat swasta yang sudah ‘establish’ dan harus bijak menggunakan strategi untuk mendapatkan sumbangan dari mereka. Pengetua atau Guru Besar bolehlah menceritakan masalah yang dihadapi oleh sekolah . sebagai ucapan terima kasih , pihak syarikat swasta tersebut dijemput untuk merasmikan program dan memberi laluan untuk mempromosi syarikat mereka di dalam program hari ko kurikulum misalnya yang jalankan oleh pihak sekolah.

3.  Tajaan Daripada Individu Atau Syarikat Swasta

            Selain daripada memohon derma daripada seseorang individu atau syarikat, Pengetua atau Guru Besar juga boleh mendapatkan sumbangan pendidikan daripada mereka melalui sistem tajaan sama ada dalam bentuk kewangan ataupun harta benda. Dalam hal ini, Pengetua atau Guru Besar boleh mewujudkan taman-taman angkat, kawasan-kawasan angkat, bilik khas dan seumpamanya menurut tajaan seseorang ataupun syarikat tertentu. Kawasan-kawasan atau taman-taman angkat  yang ditaja ditulis nama penaja sebagai tanda terima kasih . Ini seperti dijalankan oleh Pengetua SMK Tinggi Perempuan Melaka.

Pihak bank yang berurusan dengan sekolah boleh dijadikan keluarga angkat sekolah, sebagai contoh, terdapat peruntukan khas bagi pendidikan yang dikeluarkan oleh pihak bank contohnya Bank Rakyat. Jadi segala program yang menjurus kepada pendidikan pelajar misalnya Kem Kecemerlangan Pelajar bolehlah ditaja oleh pihak bank tersebut.  

Segala keperluan peralatan di bilik guru, di pejabat sekolah dan bilik-bilik darjah juga boleh ditaja oleh orang tertentu ataupun pihak swasta. Kawasan-kawasan yang gersang dan tandus boleh diceriakan dengan  sistem tajaan ini. Oleh itu pengetua sekolah perlulah berusaha bersungguh-sungguh bagi mendapatkan sebanyak mungkin tajaan bagi menyediakan prasarana yang selesa dan menjayakan berbagai-bagai aktiviti sekolah.  

4.   Jamuan Makan Malam 

Pengetua atau Guru Besar yang berwawasan biasanya mempunyai perancangan yang teliti mengenai masa depan sekolahnya.  Program Jamuan Makan Malam adalah satu program yang membawa pulangan yang membanggakan. Dengan  melibatkan orang-orang penting termasuk menteri merupakan langkah bijak  bagi mengumpul wang untuk pendidikan di sekolah. Melalui program ini, meja makan berbayar dengan harga tertentu boleh digunakan. Setiap  jemputan perlu membayar harga bagi sesebuah meja tersebut. Selain daripada menteri, biasanya para jemputan adalah terdiri daripada ibu bapa, komuniti setempat dan syarikat swasta.  

Sebagai tarikan untuk menarik ramai penyertaan menyertai Program Jamuan Makan Malam ini, Pengetua atau Guru Besar harus bijak menggunakan strategi tarikan. Sebagai contohnya program ini dijadikan sebagai  Program Makan Malam Bersama Menteri dan diadakan cabutan bertuah yang bernilai seperti penginapan 3 hari 2 malam di beberapa buah hotel dan hadiah-hadiah bernilai yang lain . Pengetua atau Guru Besar harus bijak mendapatkan sumbangan boucer ini daripada hotel-hotel berkenaan. Selain itu, Pengetua atau Guru Besar boleh juga mengambil strategi dalam bentuk pertandingan. Guru-guru atau warga sekolah yang dapat menjual tiket belian meja yang tertinggi akan diberikan hadiah galakan. Dengan ini semangat berlumba-lumba dapat dilahirkan dan seterusnya matlamat program akan tercapai..

Melalui program seperti ini juga, penderma akan dapat menikmati jamuan makan malam di samping membuat sumbangan untuk sekolah.   

5.   Sewa Bangunan dan Kawasan Sekolah (Kantin, Dewan, Padang, asrama)

             Bangunan-bangunan sekolah boleh disewa kepada pihak luar sama ada orang perseorangan atau jabatan-jabatan kerajaan atau swasta . Bangunan tersebut seperti dewan, padang sekolah, kantin dan asrama. Dewan sekolah  boleh disewa untuk majlis-majlis keraian, kenduri perkahwinan dan sebagainya. Ia juga boleh disewa untuk permainan badminton, ping pong, sepak takraw dan sebagainya.

Sementara itu padang sekolah pula boleh disewa untuk olahraga, perlawanan bola sepak, hoki dan sukan rakyat Gelanggang-gelanggang bersimen pula boleh digunakan untuk pertandingan sepak takraw, badminton dan bola tampar.  

Pengetua dan Guru Besar yang bijak dan kreatif  boleh  mempelbagaikan gerai jualan di kantin sekolah. Kantin boleh dipecah-pecahkan kepada sub bahagian. Setiap sub bahagian ini diagihkan kepada orang yang berlainan. Sub bahagian ini hendaklah menyediakan menu yang berbeza dan berlainan. Misalnya ada bahagian yang menjual pelbagai jenis nasi, ada bahagian yang menjual  air sejuk dan panas,  ada bahagian yang menjual masakan panas misalnya pelbagai jenis sup dan mee dan ada bahagian yang menjual makanan segera seperti ‘burger’, ‘nugget’ dan ‘hot dog’, pelbagai jenis kacang dan lain-lain lagi . Dengan ini, sekolah bukan sahaja dapat memungut sewa kantin yang lebih, malahan dapat mempelbagaikan jenis makanan dan melibatkan lebih ramai ahli masyarakat dalam perniagaan di sekolah. 

Bilik asrama sekolah juga boleh disewakan. Ada pihak luar yang mengadakan program lawatan boleh menyewa asrama sekolah bagi menjimatkan belanja kalau sekiranya menyewa di hotel. Pengetua atau Guru Besar boleh sewakan asrama sekolah apabila cuti persekolahan. Dengan sewaan ini, pihak sekolah akan dapat menambahkan sumber kewangan sekolah.

6.  Jualan Hasil Tanaman 

Bagi sekolah yang mempunyai kawasan yang luas dan ada tanaman kekal seperti durian, rambutan, manggis dan kelapa, maka hasil tanaman ini terutama kelapa juga boleh membantu menambahkan sumber kewangan sekolah. Apa yang perlu dilakukan oleh Pengetua atau Guru Besar  ialah mengenalpasti pemborongnya. Pengetua atau Guru Besar boleh meletakkan harga yang lebih murah sedikit berbanding harga pasaran biasa. Ini dapat menarik minat pemborong untuk terus datang membeli hasil tanaman tersebut. Ini seperti diamalkan oleh Sekolah Kebangsaan Binjai Kertas di Hulu Terengganu.

7.  Projek Pertanian (Tanaman)

            Di samping tanaman kekal, pengetua atau guru besar boleh meminta kerjasama guru-guru Sains Pertanian bagi  menambahkan sumber kewangan sekolah. Aktiviti  menanam tanam-tanaman contohnya sayur-sayuran  boleh memberi pulangan yang baik kepada pihak sekolah.  Aktiviti ini melibatkan pelajar-pelajar Sains Pertanian. Jagaan yang rapi perlu dilakukan agar tanaman memberi hasil yang memuaskan.

Pihak sekolah juga boleh menjalankan kegiatan penyemaian pokok-pokok bunga dan buah-buahan secara komersial untuk pasaran luar.

8. Projek Pertanian (Ternakan)

            Selain daripada tanaman, Pengetua atau Guru Besar juga boleh menjalankan pelbagai projek ternakan seperti ternakan ayam daging, ayam kampung, ikan keli, ikan tilapia, burung puyuh dan sebagainya. Sehubungan itu, pihak sekolah perlulah menyediakan kawasan ternakan yang sesuai .  Ternakan ikan keli dan ikan tilapia  boleh di tempatkan di kolam-kolam sekolah. di samping mencantikkan kolam dan memberi tarikan kepada pelawat dan pengunjung sekolah, pelajar akan dapat mempelajari aspek-aspek penting perusahaan menternak binatang secara ‘hands on’. Parapelajar yang lain juga akan dapat belajar secara langsung dengan dibawa melihat kawasan-kawasan ternakan ini ( selain kolam sekolah), misalnya dari aspek pembiakkan, penetasan dan seumpamanya.

9.  Khidmat Sosial (Kenduri, Persembahan Nasyid, Kumpulan Marhaban, Kompang)

            Pengetua atau Guru Besar boleh menggunakan khidmat tenaga pelajar bagi menampung sumber kewangan sekolah.  Pelajar-pelajar sekolah boleh dilatih untuk memberikan khidmat sosial kepada masyarakat setempat. Khidmat sosial seperti bantuan tenaga di majlis-majlis kenduri perkahwinan, persembahan nasyid, marhaban dan pukulan kompang akan berupaya mengutip wang bagi mengisi tabung pendidikan sekolah. Kumpulan pelajar yang terlatih ini haruslah  diperlengkapkan  dengan pakaian khas yang seragam dan peralatan yang lengkap agar dapat membuat persembahan di majlis-majlis kenduri, keraian dan pelbagai sambutan masyarakat dengan lebih menarik dan meyakinkan.

10.  Mengadakan Projek Besar.

Pengetua atau Guru Besar boleh mencari sumber kewangan dengan mengadakan projek yang melibatkan masyarakat luar termasuklah agensi-agensi kerajaan. Sebagai contohnya Karnival Ko Kurikulum. Masyarakat luar dijemput untuk mengadakan pesta jualan di hari tersebut. Setiap gerai dikenakan sewa yang menasabah. Persatuan dan kelab sekolah juga harus dilibatkan sama dalam pesta jualan tersebut. Di samping mendapat sumber kewangan untuk persatuan dan kelab, mereka juga menyumbang kepada kewangan sekolah. pelajar  juga dapat  mempelajari selok belok ilmu perniagaan.

Agensi-agensi  kerajaan juga dijemput untuk mengadakan pameran dan juga dikenakan sewa bagi tempat pameran tersebut. Di samping ia memberi pendidikan kepada pelajar, ia juga dapat menambahkan sumber kewangan sekolah. 

Jualan kupon juga harus melibatkan masyarakat luar  dan agensi –agensi kerajaan yang menyertai karnival tersebut. PIBG juga dilibatkan untuk mempromosi karnival tersebut supaya lebih ramai pengunjung datang ke karnival tersebut. 

Bagi menarik lebih ramai pengunjung , seharusnya diadakan persembahan pentas dengan menjemput kumpulan nasyid yang top atau kumpulan nasyid dari sekolah-sekolah yang berdekatan. Di samping menghibur, jemputan ini secara tidak langsung akan membawa rakan-rakan mereka ke karnival tersebut.  

Pengetua atau Guru Besar juga boleh melibatkan angkatan tentera untuk melakukan persembahan. Pengetua atau guru besar boleh menggunakan khidmat mereka untuk membuat persembahan terjunan dengan payung terjun, abseling dan sebagainya. Ini akan dapat menarik minat pengunjung datang ke karnival tersebut. 

Pihak sekolah juga boleh mengadakan “jumble Sale’ di karnival ini.. Barangan terpakai yang masih elok dan boleh diguna semula seperti pakaian, buku-buku rujukan, peralatan sekolah, alat permainan dan sebagainya boleh dikumpul dengan kerjasama guru-guru dan pelajar. Hasil jualan lelong ini akan menambah sumber kewangan sekolah. 

Selain itu, pihak sekolah juga boleh memohon sumbangan daripada individu mahupun syarikat-syarikat pembekal barangan sekolah bagi menjayakan Hari Karnival ini. Pihak  sekolah boleh memohon sumbangan dalam apa jua yang diperlukan misalnya  air minuman botol dan tin, hamper makanan, ayam, khemah dan sebagainya.

11.  Pungutan Derma Projek Khas. 

Di samping karnival hari ko kurikulum, Pengetua atau Guru Besar boleh mengadakan program projek khas misalnya projek menaik taraf  Pusat Sumber, Projek Kelas Komputer, Projek Bina Surau dan sebagainya.  Dengan melibatkan PIBG sekolah pungutan derma dijalankan. Pungutan derma secara besar-besaran harus mengikut prosedur-prosedur tertentu. Pungutan derma ini bolehlah dijalankan di seluruh Malaysia dengan menghantar surat memohon derma ke sekolah-sekolah, surau-surau, jabatan-jabatan kerajaan atau swasta dan badan-badan berkanun. Derma bergerak juga boleh dijalankan di taman-taman perumahan dengan melibatkan guru-guru dan pelajar dengan syarat mendapat kelulusan dari pihak polis. Derma yang dipungut ini dapat menjimatkan perbelanjaan dari sumber kewangan yang diperuntukan oleh kerajaan.   

12.  Hari Kantin           

            Selain karnival besar-besaran itu, sekolah boleh juga mengadakan Program Hari Kantin .Sekolah  boleh mengusahakannya bersama-sama guru-guru dan pelajar. Hari kantin ini boleh dijalankan dua kali satu penggal. Melalui program seperti ini  kantin dan koperasi sekolah hendaklah ditutup bagi memberi laluan kepada persatuan dan kelab pelajar untuk menjual makanan mereka. Makanan-makanan yang dijual pada hari tersebut dijual pada harga yang agak tinggi sedikit berdasarkan konsep membeli sambil menderma kepada pihak sekolah.

13.  Menjual Kalendar

Pihak sekolah juga boleh menambahkan dana pendidikan sekolah melalui penjualan kalendar sekolah. Kalendar  yang menarik dan mudah digunapakai oleh para pelajar dan ibu bapa yang mempunyai sedikit maklumat sekolah serta takwim sekolah akan dapat membantu ibu bapa merancang aktiviti persekolahan anak-anak mereka. Selain itu, kalendar sekolah ini juga boleh dijual ke tempat-tempat lain dengan bantuan PIBG, orang perseorangan dan sebagainya.

14.  Sumbangan Daripada Persatuan Bekas Pelajar

            Pihak sekolah juga boleh mendapatkan sumbangan kewangan daripada persatuan bekas pelajar sekolah berkenaan  . Pada kebiasaannya, persatuan bekas pelajar akan memberikan komitmen yang tinggi kepada sekolah tempat mereka belajar. Mereka tidak akan teragak-agak untuk menghulurkan sumbangan kepada sekolah yang telah mendidik mereka sehingga berjaya.. Di samping itu, pihak persatuan boleh menghulurkan bantuan kepakaran dan tenaga kepada pihak sekolah dalam menjayakan sesuatu aktiviti seperti ceramah motivasi, perkhemahan, latihan sukan dan sebagainya. Semua bentuk bantuan ini sekurang-kurangnya akan dapat menjimatkan perbelanjaan sekolah. 

    15.  ‘Recycle’

            ‘Recycle’ atau kitar semula merupakan program yang boleh mendatangkan hasil kepada sekolah. Selain daripada menanam budaya menjaga alam sekitar, pelajar juga boleh memberikan sumbangan kepada pihak sekolah. Di antara bahan-bahan yang boleh dikumpul oleh pihak sekolah seperti surat-surat khabar lama, kertas-kertas pendua yang sudah tidak digunakan, kertas soalan peperiksaan dan pelbagai jenis kertas lain . Pelajar-pelajar juga boleh membuat sumbangan derma dalam bentuk barangan lain seperti botol-botol kaca dan tin-tin minuman. Bahan-bahan kitar semula ini boleh dijual kepada syarikat kitar semula dan hasilnya dapatlah digunakan untuk keperluan pendidikan di sekolah.

Di samping itu , tin-tin minuman boleh mendatangkan hasil kreativiti yang cantik dan menarik. Dengan bantuan guru seni dan pelajar-pelajarnya, pengetua atau guru besar boleh menambah sumber kewangan dengan memberi galakkan kepada mereka untuk menghasilkan kreativiti mereka. Sebagai  contoh tin-tin minuman kosong boleh dijadikan rama-rama yang cantik. Di samping ia boleh digunakan untuk mencantikkan dan menceriakan taman lanskap sekolah, ia juga boleh dijual dan mendatangkan hasil lumayan. Ini dapat dibuktikan oleh Sekolah Kebangsaan Hamzah 2, Machang, Kelantan, seperti yang diketengahkan oleh  Majalah Tiga pada 5 Mac 2005 jam 9.00 malam.

16.  Bantuan Kerajaan Negeri

            Pengetua dan guru besar boleh juga melibatkan Kerajaan Negeri bagi menambah sumber kewangan. Pengetua dan guru besar boleh menggunakan ADUN  Kerajaan Negeri bagi tujuan ini. ADUN ini boleh dijemput untuk merasmikan program sekolah dan menjadi kebiasaan bagi mereka  memberi sumbangan kepada sekolah.

Bagi Kerajaan Negeri yang mempunyai hasil negeri yang banyak seperti kayu-kayan, hasil perlombongan, cukai perniagaan dan sebagainya contohnya Negeri Terengganu yang mempunyai hasil minyak petronas, sekolah-sekolah di bawah pentadbirannya telah diberikan peruntukan khas iaitu Dana Wang Ehsan. Biasanya wang ini digunakan untuk membiayai program Eitems dan bayaran kepada guru-guru yang memberi kelas tambahan. Begitu juga peruntukan makanan pelajar semasa kelas tambahan itu diadakan. Bagi sekolah-sekolah yang tidak mendapat peruntukan sedemikian maka kebijaksanaan Pengetua atau Guru Besar menjalankan peranannya bagi mendapatkan peruntukan atau sumbangan tersebut.

Pengetua dan Guru Besar boleh juga memohon sumbangan dari Kerajaan Persekutuan. Permohonan  ini hendaklah dibuat melalui PIBG sekolah atau dengan kerjasama  ADUN.

 17.     Sumbangan Badan Korporat.

Pengetua dan Guru Besar harus menjalin hubungan dengan badan-badan korporat seperti SHELL dan INFONEON yang boleh dijadikan ‘partnership’. Penajaan dalam beberapa program dan aktiviti sekolah misalnya program motivasi boleh menjimatkan perbelanjaan sekolah.

18.              Sumbangan Dari Yayasan Al Bukhari

Yayasan al Bukhari banyak memberi sumbangan kepada pendidikan sekolah. sekolah-sekolah yang terpilih telah diberikan tuisyen percuma kepada pelajar-pelajar Islam. Tuisyen tersebut terkenal dengan nama Tuisyen al Bukhari. Guru-guru yang terlibat dengan tuisyen tersebut telah diberi bayaran bulanan.

Bagi sekolah-sekolah yang tidak dipilih harus bijak menggunakan kemahiran untuk memohon sumbangan daripada yayasan tersebut. Tetapi Pengetua atau Guru Besar harus ingat bahawa sumbangan dari yayasan ini hanyalah untuk pelajar-pelajar Islam, tidak kepada pelajar-pelajar bukan Islam.

   19.     Dana Khas Sekolah. 

Walau pun pengetua atau guru besar mempunyai dua kumpulan wang iaitu Kumpulan Wang Kerajaan di mana segala peruntukan dari kerajaan dimasukkan kepada kumpulan wang ini dan Kumpulan Wang SUWA di mana Pengetua atau Guru Besar memasukkan yuran sekolah, yuran khas, derma , sewa kantin, padang, dewan dan sebagainya, namun Pengetua atau Guru Besar boleh mengadakan Dana Khas Sekolah seperti yang diadakan oleh Sekolah Menengah Kebangsaan Tun Perak. Segala kutipan wang kecemerlangan  yang dikutip dari pelajar di awal tahun, telah dimasukkan ke dalam dana tersebut. Di samping itu juga pelajar-pelajar menengah rendah  dikenakan bayaran sebanyak RM 20.00 sebulan dan pelajar-pelajar menengah atas dikenakan bayaran sebanyak RM 30.00 sebulan. Bayaran ini adalah untuk kelas tuisyen mereka di mana sebanyak empat subjek untuk satu minggu. Dengan wang itu, sekolah telah dapat membayar guru-guru  pakar yang memberi tuisyen tersebut. Di samping wang kecemerlangan, derma-derma dari orang perorangan juga dimasukkan ke dalam dana tersebut. Ia bukan sahaja menyenangkan pengurusan kewangan tetapi juga dapat mengelak dari audit bersyarat.

 20.  Sumber-Sumber Lain.

Selain dari sumber-sumber tambahan kewangan  yang dinyatakan, Pengetua atau Guru Besar boleh juga menggunakan perkhidmatan pelajar yang mengambil Mata Pelajaran Vokasional. Contohnya ‘Catering,’ ‘Landscaping’ dan ‘Seni Reka Tanda’. Kemahiran mereka dalam Catering, Lanskap dan Seni Reka Tanda boleh mendatangkan sumber kewangan yang lumayan  jika bijak mengurusnya. 

Kesimpulan 

Di samping menerima peruntukkan kerajaan , Pengetua atau Guru Besar harus kreatif dalam mencari alternatif  bagi menambah sumber kewangan sekolah. Pengetua atau guru besar harus juga mengambil idea dari sekolah-sekolah yang lain dalam menjalankan aktiviti-aktiviti yang boleh menampung kekurangan wang perbelanjaan. Idea ini bukan diambil secara bulat-bulat tetapi ia hendaklah bersesuaian dengan kehendak dan budaya sekolah. Pengetua atau guru besar juga harus bijak memasukkan sumber kewangan tersebut di dalam kumpulan wang yang sesuai supaya tidak menimbulkan masalah dalam pengurusan perbelanjaan sekolah.

RUJUKAN

Kerajaan Malaysia 1996 Rancangan Malaysia Ketujuh (1996-2000) Kuala Lumpur: Percetakan Negeri.

Shahril @ Charil Marzuki(1999), Kepimpinan pengetua yang berkesan dalam pengurusan kewangan sekolah bagi menghadapi alaf baru, Masalah Pendidikan Jilid 22, Universiti Malaya.

Shahril @ Charil Marzuki(1993), Pengurusan kewangan sekolah – satu kajian kes, Jurnal Pendidikan ( Journal Of Education Research ) , Jilid 15, Universiti Malaya

Utusan Malaysia, Rencana Rancangan Malaysia Kelapan (1996-2005) Selasa 24/4/2001.

 RUJUKAN DARI INTERNET

Laman Web Sekolah Kebangsaan Binjai Kertas. Hulu Terengganu, Terengganu.

RUJUKAN DARI SUMBER LAIN.

Temubual dengan kerani kewangan di tiga buah sekolah menengah kerajaan iaitu SMK Air Molek, Melaka, SMK Tinggi Perempuan Melaka dan SMK Tun Perak, Jasin, Melaka.

Majalah Tiga TV3  bertarikh 5 Mac 2005 jam 9.00 malam.

AMALAN 5 S KAIZEN

Salam Kembali


APA ITU 5S?

SEIRI SISIH

Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya

SEITON SUSUN

Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan

SEISO SAPU

Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas

SEIKETSU SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa

SHITSUKE SENTIASA AMAL

Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya

01 SEIRI SISIH
Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya

BAGAIMANA MELAKSANAKAN SISIH DI TEMPAT KERJA?

1. Bahan tidak diperlukan

• Bahan tidak diperlukan dan senang dibuang
• Bahan ada nilai untuk dijual
• Bahan tiada nilai tapi kos tinggi untuk dihapuskan

Caranya:
• Buang serta merta
• Cari jalan untuk mengurangkan kos dan jalan selamat untuk dihapuskan


2. Bahan diperlukan

• Bahan tidak digunakan tapi mesti di simpan
• Bahan kadangkala digunakan
• Bahan digunakan selalu

Caranya:
• Letakkan berdekatan tempat penggunaannya
• Letakkan jauh sedikit
• Mesti disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas

LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI

Gunakan Kad Notis Pembuangan
􀁹 Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang kelihatan tidak diperlukan
􀁹 Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan (Disposal Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan menerangkan:
1- apa barang tersebut
2- mengapa barang tersebut berada di situ
3- barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana, dan
4- bila barang tersebut harus dihapuskan
􀁹 Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau 2 bulan
selepas penampalan notis itu), kad tersebut diteliti semula untuk melihat samada sesiapa yang mempunyai keperluan untuk menyimpan barangan tersebut.

Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan secara meluas di sesuatu jabatan itu dan melibatkan semua kakitangan di setiap peringkat

2S. Seiton Susun

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan
􀁹 Tempat untuk semua
􀁹 Semua di tempatnya

BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT
KERJA ANDA?

Susun ~ bahan selalu diperlukan iaitu:-

• Bahan digunakan selalu
• Bahan kadangkala digunakan
• Bahan tidak digunakan tapi mesti di simpan

Cara:

• Mesti disimpan di dalam setor dengan pengenalan yang jelas
• Boleh ditempatkan jauh sedikit

3S SEISO SAPU

Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di lantai, meja,
mesin dan perkakas

4S SEIKETSU SERAGAM

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi
di setiap masa

5S SHITSUKE SENTIASA AMAL

Melatih para pekerja mematuhi peraturanperaturan
penjagaan kebersihan yang baik
dengan sendirinya

BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S

Penglibatan Semua Kakitangan

􀁹 Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan di dalam program 5S

􀁹 Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu

1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi
2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi
3. tempat kerja yang bersih mengurangkan kos
4. tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya
5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT
6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi
􀁹 Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Mutu (QC) di bahagian-bahagian.


Penglibatan Pengurusan Atasan

􀁹 Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja
􀁹 Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.
􀁹 Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh kakitangan

Kepimpinan Ketua Pegawai Esksekutif

􀁹 Ketua Pegawai Eksekutif sendiri haruslah menaruh minat yang banyak dan mempunyai komitmen dalam program tersebut
􀁹 Beliau tidak seharusnya memberi tugas pemimpin kepada orang lain.
􀁹 Beliau juga harus menunjukkan sifat kepimpinannya di dalam Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee) 5S

Sokongan Semua Pihak
􀁹 Keraguan seperti “mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?’, “Mengapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian tertentu?” harus dilenyapkan.
􀁹 Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan.
􀁹 Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S.

BAGAIMANA MEMPERTAHANKANPELAKSANAAN AMALAN 5S

Amalan Seranta Dan Publisiti

􀁹 Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut.
􀁹 Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan “Bagaimana untuk melaksanakan 5S” harus dicetak dan disebarkan oleh semua pihak.
􀁹 Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat kajian semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi keadaan semasa.
􀁹 Latihan asas (in-house training) dan pengalaman dari jabatan-jabatan yang telah mengamalkan 5S dapat mencapai kemahiran yang diperlukan dan juga kefahaman terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S.
􀁹 Mengambil bahagian di dalam “Peraduan 5S dapat memberi bahagian-bahagian berkenaan dorongan yang lebih tinggi demi meningkatkan lagi tahap pembaikan

Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan

􀁹 Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu.
􀁹 Keputusan kajian tersebut harus ditampalkan dan anugerah-anugerah diberikan kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

Penilaian oleh Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perlu:

􀁹 Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati Bahagian-bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan pelaksanaan 5S di setiap unit tempat kerja.
􀁹 Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh diperbaiki.
􀁹 Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut.
􀁹 Memberi penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih baik

Pelaksanaan Lain-lain Program Peningkatan Kualiti(Kaizen)

􀁹 5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan prinsip dan kemahiran Kaizen tertentu yang dapat dicapai melalui program latihan yang dianjurkan dengan baik.
􀁹 Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan masalah yang munasabah. Dalam ertika yang sedemikian, ia adalah tema yang baik untuk aktiviti-aktiviti Kumpulan Kawalan Mutu (QCC).
􀁹 Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh itu ia mempunyai pertalian dengan Skim Saranan (Suggestion Scheme).
􀁹 Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan menghasilkan berbagai kesudahan yang ketara. Ia juga adalah langkah yang perlu diambil sebelum agensi melaksanakan teknologi pengurusan yang lebih maju seperti TQC, JIT dan TPM. Ini adalah kerana 5S akan membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah pertubuhan oleh orang yang berdisiplin melalui Shitsuke

Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan

􀁹 Pelaksanaan 5S boleh dijadikan asas Ketua-ketua Jabatan memberi penilaian prestasi tahunan kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan semua kakitangan dan mendorong ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti maka perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas penilaian prestasi akan mendorong kakitangan melaksanakan bersungguh-sungguh program pengamalan kebersihan ini

HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S

Pengurangan Kos

􀁹 Mengurangkan inventori
􀁹 Menghalang salah letak peralatan dan perkakas
􀁹 Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

Kecekapan

􀁹 Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat
􀁹 Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah
􀁹 Mempermudahkan kawalan

Penyelenggaraan

􀁹 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada
􀁹 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan
􀁹 Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

Kualiti

􀁹 Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

Keselamatan

􀁹 Menghapuskan keadaan yang merbahaya
􀁹 Memperbaiki keadaan tempat kerja
􀁹 Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan
􀁹 Mengurangkan kesilapan dan kecuaian
􀁹 Mematuhi peraturan-peraturan

Motivasi

􀁹 Perhubungan yang baik antara kakitangan
􀁹 Membentuk disiplin yang baik
􀁹 Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan


SUMBER: UKM

MENGAPA MESYUARAT GAGAL?

Perhatikan objektif anda. Nilai semula berdasarkan senarai berikut:
Adakah mesyuarat tersebut diperlukan untuk mencapainya?
Adakah objektif mesyuarat jelas?
Adakah anda jelas apakah masalah yang hendak diselesaikan?
Adakah masalah itu berupa cabaran atau halangan?
Adakah anda melakukan sesuatu untuk mengekalkan focus ahli mesyuarat (agenda, carta, papan putih dsb)?
Adakah ia merupakan masa terbaik melakukan mesyuarat?

Jangan pula anda terjerat dalam mana-mana senarai di bawah…

Mesyuarat tidak diperlukan.

Mungkin sesuatu tugas itu dapat dilakukan dengan mudah, biasa dan tidak menyusahkan. Mungkin ia hanya seperti amalan rutin dan tidak memerlukan perbincangan atau anda hanya perlu bertukar maklumat dengan surat, sms, email ataupun telefon. Mungkin anda hanya perlu meibatkan 2 orang sahaja atau sesuatu masalah hanya perlu dirujuk pada seseorang pakar. Atau mungkin anda tidak perlu melakukan apa-apa. Paling penting, anda yang menilainya dan nilailah secara bijak!

Mesyuarat diadakan kerana tujuan yang salah.

Adakalanya pemimpin mengadakan mesyuarat sekadar untuk meluluskan sesuatu tindakan (rubber stamp). Ada juga yang sekadar untuk mengisi masa lapang (mungkin kerana tiada kerja lain untuk dilakukan), ataupun kerana tebiat suka bermesyuarat. Contoh-contoh demikian adalah mesyuarat yang tidak bertujuan sekaligus tidak akan mencapai mesyuarat yang efektif.

Objektif mesyuarat tidak jelas.

Tiada siapa di kalangan anggota mesyuarat bertanya mengapa mesyuarat diadakan. Tiada yang mengetahui mengapa mesyuarat diadakan, mereka tidak menerima atau terbaca apa-apa notis mengapa mesyuarat diadakan. Agenda mesyuarat kabur, tidak membantu malah tidak wujud!

Tiada agenda.

Lebih ‘menakutkan apabila mesyuarat diadakan tanpa sebarang agenda. Pengerusi hanya berbual kosong berbincang itu dan ini. Diselangi pula dengan gelak ketawa tanpa arah tujuan. Mesyuarat menjadi tempat berbual kosong.

Kehadiran orang yang tidak sepatutnya.

Mereka yang hadir tidak mempunyai kuasa atau autoriti untuk membuat keputusan yang diperlukan. Ataupun orang yang sepatutnya tidak hadir, pengganti dihantar pada saat akhir dan dia tidak tahu menahu apa-apa serta gagal memikul tanggungjawab di dalam melaksanakan keputusan mesyuarat.

Kawalan yang lemah.

Prosedur mesyuarat tidak jelas, pengurusan masa yang berjela-jela, perbincangan melompat-lompat, bercampur-baur dari satu perkara ke perkara yang lain, timbul agenda tersembunyi, apabila timbul konflik, ia tidak diurus dengan bijaksana. Biasanya masalah ini berpunca dari kelemahan pengerusi. Pengerusi yang diktator juga hanya akan bersifat menekan dan merosakkan mesyuarat.

Suasana tidak kondusif.

Kelengkapan yang serba kekurangan, terdapat gangguan luar seperti bising yang melampau akhirnya mengakibatkan kemusnahan konsentrasi.

Kesilapan masa mesyuarat.

Iaitu kesilapan masa mungkin pada hari, minggu, bulan atau tahun. Mesyuarat lewat dan gagal dilaksanakan tepat pada waktu yang dirancang, ahli mesyuarat hadir lewat dan keluar awal.

Tempat yang tidak selesa.

Tempat atau venue mesyuarat tidak sesuai dan tidak selesa. Tempat kotor, bau busuk dan tidak selesa. Akibatnya, ahli mesyuarat hilang focus dan tidak memikirkan perkara lain kecuali memikirkan bila mesyuarat akan tamat.


Kesimpulan

Mesyuarat tidak akan berjaya seperti silap mata. Anda mesti ada kemahuan untuk mengubah dan bersedia untuk melakukan sesuatu untuk mencapainya. Anda perlu meyakinkan orang lain bahawa mereka juga mesti melakukan demikian.

SUMBER: AMIN IDRIS

SIFAT ANGGOTA ORGANISASI DAN CARA HADAPI

Ahli Sempurna (Perfectionist)

Sifat: Ingin semua sempurna dan tersusun, tidak percaya pada hasil kerja orang lain, tidak boleh berkompromi dengan standardnya sendiri.

Cara menghadapi mereka:
Berdiplomasi dan yakinkan dia boleh mengharapkan ahli lain melakukan sesuatu kerja.
Nyatakan standard asas yang boleh diterima dan tidak menghampakan organisasi.
Jika orang lain melakukan kesilapan, ajak ahli lain termasuk si ahli sempurna melihat dari aspek membina.
Terapkan tidak salah melakukan kesilapan, yang salah ialah tidak belajar dari kesilapan.
Pasti si ahli sempurna boleh bekerja dengan rakan sekerjanya. Jika boleh, berikan dia ruang memilih orang yang dipercayainya untuk bekerjasama.

Pengacau @ Penyibuk @ Busy Body

Sifat: Tidak boleh duduk diam atau senang duduk jika tidak kacau orang lain, tidak boleh duduk bersendiri dan diam membuat kerja, mengakibatkan produktiviti pasukan terganggu, merasakan diri mereka sebagai penghibur walhal perosak kerja orang lain.

Cara menghadapi mereka:
Berbincang secra tidak formal dengan mereka.
Katakan telatahnya menceriakan suasana tetapi mungkin kerana terlalu banyak maka mengganggu konsentrasi orang lain.
Jika keadaan berterusan, anda mungkin terpaksa mengambil tindakan drastik seperti mengasingkannya dari orang lain secara terhormat.



Agresif: “Siapa berani dengan aku… Siap!”

Sifat: Selalu hendak menang walaupun melukakan hati orang lain, ingin diiktiraf demi kepuasan peribadi.

Cara menghadapi mereka:
Serahkan tugas atau kerja yang boleh diawasi dengan teliti oleh anda.
Jangan berikan kerja yang bebas kerana akan susah mengawal keadaan haru-biru nanti
Sentiasa meneguhkan daya kepimpinan dan karisma kerana ini adalah senjata yang melumpuhkan mereka yang agresif.

Pelumba Pecut: Hanya dia mesti menang!

Sifat: Sentiasa ingin ke hadapan dan menonjol sehingga sukar dikawal, tidak suka orang lain lebih menonjol dari dirinya.

Cara menghadapi mereka:
Kawal dari awal.
Fokuskan cabaran dan pencapaian kepada prestasi terhadap pelanggan atau sasaran, bukan fokus sesama ahli pasukan.
Contoh: Jika sebuah Persatuan Kebajikan, maka fokus pada cabaran dan sasaran sejauh mana persatuan memberi khidmat terbaik kepada golongan susah, minskin dan memerlukan. Adakah kebajikan terbela? Bukannya berlumba sesama penggerak persatuan untuk tunjuk siapa hebat.
Jika ingin bersaing, pastikan persaingan itu sihat dan rasional.
Jika si pelumba pecut masih berdegil, asingkannya dari sumber persaingan. Berikan dia tugasan bersendirian.

Berdolak-dalik: Asyik beralasan saja!

Sifat: Suka beri alasan, alasan dan alasan, tidak berdisiplin, tidak komited dan tidak berdedikasi, kadangkala sudah ada stok alasan.

Cara menghadapi mereka:
Berikan arahan yang spesifik. Jangan terlalu umum sehingga memberi ruang untuk dia berdolak dalih.
Jika dia terus beralasan, jangan layan soalan atau dolak dalihnya. Terus nyatakan bila dateline tugasan dan beredar dari situ dengan senyuman.
Jika dia gagal melakukan satu tugas dan terus beralasan, jangan hanyut dengan alasannya. Fokus pada bagaimana dia hendak menyelesaikan kegagalan tugasnya.
Sentiasa berikan bimbingan kepadanya agar wujud rasa tanggungjawab untuk mencapai matlamat hidupnya dan organisasi. Dengan ini mereka berasa lebih bertanggungjawab dan tidak meletakkan kesalahan pada orang lain.

Sumber: Mengurus Kerja Berpasukan oleh Fadzli Yusof

Eliminate procrastination

The essence of procrastination is very well reflected in this quote by Bernard Meltzer: "Hard work is often the easy work you did not do at the proper time."

Are you affected?

Have you ever seen your most important tasks being put off until later and then later and later, while you are getting busy with many not so important activities? Did you hope that you may have more time and better mood in the future to start the task and do it properly? Does an approaching deadline mean a crisis for you? Do you keep hesitating every time you make a decision?


If you often see yourself in such low productivity situations, then there is a big chance that your life got under control of the procrastination habit. And those situations are only the most explicit symptoms.

What is it?
A basic definition of procrastination is putting off the things that you should be doing now. This happens with all of us time after time.

Yet, what makes a big difference for your success is your ability to recognize procrastination reasons and expressions in their different forms, and to promptly take them under control, before this bad habit steals your opportunities, damages your career and pride, or destroys your relationships. So why do not you do it now?

Causes of procrastination


What are typical reasons why you procrastinate? Here are a few of the most common situations to consider in your anti procrastination efforts.

It can be as simple as
* Waiting for the right mood
* Waiting for the right time
Then look at the way you organize your work. You may notice other reasons for procrastination like
* Lack of clear goals
* Underestimating the difficulty of the tasks
* Underestimating the time required to complete the tasks
* Unclear standards for the task outcomes
* Feeling as the tasks are imposed on you from outside
* Too ambiguous tasks
And there are also many connections with
* Underdeveloped decision making skills
* Fear of failure or fear of success
* Perfectionism

SUMBER: http://www.time-management-guide.com/

Pengurusan Masa

Kita selalu terdengar tentang kesuntukan masa untuk menyelesaikan sesuatu tanggungjawab yang diamanahkan oleh jabatan kepada kita walaupun yang cukup telah diberikan untuk berbuat demikian. Kita juga selalu terdengar tentang mesyuarat atau perbincangan yang berlangsung berjela-jela dan akhirnya tidak ada kata sepakat atau keputusan diperolehi dari msyuarat atau perbincangan tadi. Banyak kali kita merasakan dan terbukti benar bahawa kita datang bertugas tetapi tidak banyak kerja dan perkara yang telah kita selesaikan, kata orang unproductive. Seandainya kita menghadapi senario seperti yang digambarkan di atas, ini bermakna kita sedang menghadapi masalah bagaimana untuk mengurus masa di tempat kerja kita.

Untuk mengatasi perkara ini beberapa cadangan telah dikemukakan oleh pakar dalam managemen di mana usaha untuk mengoptimumkan penggunaan masa di pejabat merupakan perkara wajib dan tanggungjawab bersama dari peringkat pengurusan tertinggi hinggalah kepada pekerja bawahan.

Antara perkara yang harus diberikan perhatian ialah :

• Kurangkan pembaziran

• Lebih bersedia ketika menghadiri mesyuarat atau perbincangan

• Jangan menerima tugas yang berlebihan.

• Selalu memberi perhatian penuh kepada tugas atau projek yang dilakukan.

• Pelan tugas harian secara efisien.

• Pelan tugas mingguan atau bulanan secara lebih efisien.

• Dan banyak lagi …


Oleh kerana Pengurusan Masa merupakan suatu proses maka ianya harus dimelalui peringkat tertentu seperti perancangan yang teliti, pengawasan dan tinjauan secara berterusan.

Sebagai asas kepada pengurusan masa yang cekap dan berkesan disini digariskan beberapa jawapan kepada persoalan asas Pengurusan Masa.


Membuang Masa - masa kita selalu terbuang dan berlalu begitu sahaja dengan tindakan silap kita sendiri seperti menelefon yang berjela-jela, kawan yang singgah ketika kita sedang bertugas dan bersembang dengan perkara yang tiada kaitan dengan tugas. Untuk mengurus masa secara berkesan kita perlu mengukur kerja yang kita buat dengan masa yang diperlukan seperti mana yang kita rancangkan sebelum ini.


Membuat kerja orang lain – kita seharusnya menyiapkan kerja kita sendiri tanpa bantuan orang lain. Lebih baik kita memberi latihan kepada pekerja lain, daripada kita gunakan masa kita untuk menyelesaikan tugasnya. Dan buat pengawasan selepas memberi latihan kerana ini akan menjimatkan masa berbanding dengan kita yang melakukan kerja dia ! Sekiranya kita terpaksa membuat kerja orang lain, cara yang lebih baik ialah kita perlu menyemak masa yang kita perlukan untuk menyelesaikan kerja kita terlebih dahulu dan sebayak mana pula masa yang kita akan gunakan untuk membuat kerja orang lain itu.


Perjanjian atau Pertemuan – Mulakan kaedah pengawalan masa dengan lebih sitematik. Gunakan buku untuk catatkan semua perjanjian/pertemuan dan sebagainya.


Penskedulan – sekiranya kita bercadang untuk mengadakan sebarang projek jangka pendek atau jangka panjang, masa untuk setiap aktiviti seharusnya diskedulkan dengan teliti demi untuk mencapai sasaran projek tanpa membazir masa.


Pengawalan staf – ia berkait rapat dengan penskedualan masa di atas. Kerana setiap penskedulan ia berkait rapat dengan masa yang perlu di ambil atau digunakan dalam menyelesaikan sesuatu tugas. Dan pengawalan ini juga tugas berterusan dan harus ditinjau dari semasa ke semasa.

SUMBER: http://www.lib.usm.my/

ARTIKEL YANG LAIN:

No matter how you approach time management, there will always be some limitations. Whoever you are, there are only twenty four given hours in a day. You need to sleep, eat, bathe and perform any number of other activities. There will always be more things that you would like to do than there is time to do them. When you look at these limitations, it becomes apparent that proper prioritization is essential to effective time management.

If you don't prioritize tasks, you would simply change from one task to another without rhyme or reason. This would not only be totally inefficient, it could also result in essential tasks being left incomplete. Most time management experts will argue strongly that one must learn to differentiate between the important and the optional and discover how to judge the relative importance of each task to help in their scheduling.

There are three factors you should keep in mind when prioritizing your list of items on your "To Do" list.

First, you must set aside an appropriate amount of time to attend life issues that are not work related. Time to be spent with your family, for instance would fall into this category. When prioritizing, you must remember to place sufficient value on some of the things that give life a greater meaning. This may, for example, include worship or meditation as a critical element. These real priorities are often inadvertently overlooked by those who are focussed solely with maintaining their business or professional lives--often with a great negative consequences.

Second, you must learn how to differentiate the essential from the important. Every day, you must handle critical tasks (in terms of your work). These projects may be the difference between success and failure or a significant decline. Meeting tough deadlines, working to grow your business, customer service and other tasks may fall into this category.

Third, you must be able to push the urgent items towards the top. Urgent items are those with an immediate or soon-to-arrive deadline. These tasks will not always measure up in importance to some of the critical jobs, but their urgency gives them a higher level of priority. Missed deadlines can have a remarkably deleterious impact on a business even when the matter in question is relatively small.

As you approach your priorities list, keep the above three observations in mind. Remember that setting aside some time for pursuits other than business is important. Understanding the difference between a critical situation and a somewhat important one can also help. Finally, recognizing your need to push through time-sensitive projects as quickly as possibly can reduce panic situations.

Your decision as to which "To-Do’s" should come first will probably be the most important part of managing your time. These decisions can be difficult and frustrating but are the key to time management success.

SUMBER:http://www.tips-for-boomers.com

Effective meeting basics

An effective meeting is a business meeting that serves certain desired purposes in an optimal way. While meetings are among the core tools for making things happen in any organizations, they often consume too much time and resources. The two natural benefits of more effective meetings are:
Better desired outcomes for you and your organization, including higher quality and quantity of the results from your projects, better decisions, motivation of the people involved, and so on.


Lower costs in time, energy, and other resources for you and your people, leaving more of those resources to other mission critical tasks.


To ensure higher effectiveness for your corporate or other business meetings you will need to reevaluate and possibly improve your actions in the following two main areas:
Meeting planning and preparation, covering such critical elements as clarifying the desired outcomes in an agenda, communicating those objectives to the people involved, inviting the right people, allowing people to prepare, choosing the proper time and place, and arranging the necessary technical support.


Conducting meetings, including such meeting management aspects as keeping the meeting focused, using an effective meeting chair, maintaining atmosphere when all participants can contribute most effectively, and making sure that all valuable points are properly captured (in the meeting minutes).

Finally, if you want to improve just one thing this time, then start from being more selective. Before another meeting is called, ask yourself wether this meeting is worth everyone's time. Does it really surve any worthwhile purpose? Probably the least effective meeting to have is the one that has a hidden agenda to simply make an impression of activity. To create an excuse to procrastinate on or escape from taking the necessary actions. To substitute activities for accomplishments.

SUMBER: http://www.time-management-guide.com/

Essential Goal Setting Guidelines

An effective expression of the important goal setting guidelines is that you should set SMART goals. What the SMART goal setting guidelines actually mean is that your goals should be

Specific
Measurable
Attainable
Rewarding
Timely



Neglect one of those guidelines and the odds that your goals are achieved drop many times. Why?

The key force that either drives you towards your goals or holds you back is your subconscious mind. Those goal setting guidelines are the necessary criteria for your subconscious mind to accept your goals and start working for you. Otherwise it will work hard to keep you in the comfort zone of your present conditions and old habits.




Specific
With a specific goal you can clearly see what it is you want to achieve, and you have specific standards for that achievement. In making your goals specific it is important that you actually write them, which is crucial in all goal setting guidelines.


The more specific is your goal, the more realistic is your success, and the shorter is path to it.

When you work on making your goal specific, you program your subconscious mind to work for you. Then, your feelings and thoughts will lead you to your goal instead of pointing at the obstacles. To make your goals specific you also need to work out the other components of SMART goal setting guidelines below.

Measureable
For a goal to be measurable you need a way to measure the progress and some specific criteria that will tell you when you can stop and the goal is achieved. Feeling the progress is very important for you to stay motivated and enjoy the process of achieving the goal.

Attainable
An attainable goal is a goal for which you see a realistic path to achievement, and reasonable odds that you get there. This does not mean that the lower you aim the more likely you reach success. It is well known that goals that work best have a challenge in them. They are chosen as ambitious as possible, but still reachable. Then they will give you more motivation and sense of achievement.


Rewarding
A goal is rewarding when you have clear reasons why you want to reach that goal. This is one more place where it is important that the goal is really yours. Have your specific reasons and expected reward in writing. If possible, even with some visual pictures.

Imagine how you are going to feel when the goal is finally reached. This will ensure that the goal is really worth achieving. Then, every time you get stuck and don't feel motivated enough, read your reasons and look at the pictures. This is a known and very powerful practical technique of how to get through difficult moments and not quit.

Timely
The fifth requirement of the SMART goal setting guidelines is that your goal should have a specific time limit. This is also very important for your subconscious mind. Besides, time is the price you pay for the reward from achieving a goal. Setting the deadline will protect you from paying higher price than the goal is worth. This is also your protection from procrastination and perfectionism.

Source: http://www.time-management-guide.com/

Are you at risk of burnout syndrome?

Burnout is a problem that many people either face or come very close to at some point of their life or career. If your job or some other commitment keeps you completely drained physically or emotionally, and if this situation goes on for years, months, or maybe just weeks, you may finally reach the breaking point and fall a victim of burn out syndrome.


Burnout is a chronic condition that happens when your body or mind can no longer cope with overwhelmingly high demands. You are trapped in a state of emotional exhaustion, and it is hard to get out of that state. You stop caring about what you do, even though you may feel guilty about that fact. Even if you still continue working, it seems to be hard to make progress. You hardly accomplish anything significant, just go through the motions.

Burning out is not just stress, it is much more than that. There are people who may experience high stress at their job time after time. But job stress does not necessarily mean that they are at risk of job burnout.

Certain categories of people and professions are particularly susceptible to job burnout. Most often these are people who are highly committed and motivated, who have high standards and idealistic dedication to their jobs. This condition more commonly occurs for such professions as entrepreneurs, managers (in business, education, health care, and many other field), teachers and social workers, athletes.

There are many different situations that could lead to burning out. Common burnout causes include:
An overwhelming workload. Could be due to insufficient time management skills, especially lack of planning, prioritizing, or delegation skills.
Hard work with no clear goals. You work hard and hard, but no matter how long you keep at it, you cannot see any progress. But how could you see that you have got closer if you don't know your destination?
Powerlessness to change something important to you. Something that you are very much emotionally attached too, but that is at the same time beyond your control.
Forcing yourself to make the impossible happen. For example, solving problems without having the necessary resources.
A conflict between your personal values and the values of the company your working for. You don't believe in or disagree with what your are doing, but you feel the circumstances force you to keep doing it anyway.
Hitting the invisible ceiling. No matter how good or competent you become, there is hardly any chance of recognition or promotional opportunities.


For all of those burnout causes what is important is not as much the external factors that fall on you, but how you interpret them, what you say to yourself, and what actions you take in response.

Finally, it is important to understand the risks of burnout in your personal or job situations. Once you are its victim, it may not be easy to get things back on track. That condition does not go away in a day. You may not be able to recover by yourself, and you may need to have drastic changes in your attitudes and life style. You are much better off preventing it now than putting your life back together later.

Burnout symptoms
Being aware of commonly observed burnout symptoms could help you notice the problem at an earlier stage, hopefully before it gets really bad.

Source:http://www.time-management-guide.com/

Leadership vs. Management: What are the Characteristics of a Leader and a Manager

Leadership and management are terms that are often used interchangeably in the business world to depict someone who manages a team of people. In reality leadership vs. management have very different meanings. To be a great manager you must understand what it takes to also be a great leader.
Leadership vs. Management: Characteristics of a Manager

Let's begin by breaking down some key characteristics of a manager. This role in a typical company or organization will reflect a person who's primary focus is on managing a team of people and their activities. The role can differ by scope, types of roles, and can sometimes even be focused on efforts outside of true people management, for example project and process managers.

One of the key characteristics of a manager is very basic in the sense that they are someone who was given their authority by the nature of their role. They ensure work gets done, focus on day to day tasks, and manage the activities of others. Managers focus on tactical activities and often times have a more directive and controlling approach. Being tactical is not altogether a negative approach as this is a skill set that is greatly needed in business especially in the fast paced environments most of us work and live in. Being able to organize people to accomplish tasks can be a great asset.

In many organizations, managers are often times the previous high performers at the employee level. Does this mean they are ready for the challenge of people management? In many cases, the answer is no. To demonstate solid characteristics of a manager, these previous high performers must be trained. While all types of people can manage, we will now examine what makes a manager a solid leader.

Leader

Now if we look at the characteristics of a leader. When you hear the term, leader, a number of images may pop into your head. One phrase that may come to mind is "he or she is a born leader". This phrase does depict a great deal about the difference in managers and leaders as there are a great many distinctions. To demonstate characteristics of a leader you must be more strategically focused and rather than directing employees through tasks, they inspire and motivate employees to drive themselves. Leaders are adapt in the art of Emotional Intelligence and apply it in a way that attains the best work out of their people.

While a manager receives their authority based on their role, a leader's authority is innate in their approach. Good leadership skills are difficult to learn because they are far more behavioral in nature than those skills needed for management. Think of how different it is to teach someone to manage a particular task with a handbook on how to perform it versus trying to teach someone to effectively negotiate a sale. One, is step by step while the other employs a number of soft skills that, if unfamiliar, can be very difficult to master. This is one reason that building characteristics of a leader can be so challenging for new managers.

Leaders are also very focused on change. Recognizing that continual improvement can be achieved in their people and their activities can be a great step towards continued success. Being able to lead their teams through change, rather than manage them through it has infinite rewards.

A commonly coined phrase tells us that leadership is doing the right thing and management is doing things right. This illustrates how the two skill sets need to work together. In order to be fully rounded, you must have the ability to manage the day to day tasks and deliver results, while seeing the opportunity for change and the big picture. Demonstrating good leadership skills without the management skills to support it, will leave you with an inability to operationalize your visions. Likewise, being a good manager without good leadership skills will cause continual challenges in motivating your team and producing the results you are trying to manage to. Being able to blend these two styles is truly a unique skill set. Keep in mind there are an abundance of managers in the world but very few truly embody the characteristics of a leader.